Toen ik begon bij Searchresult gaf mijn collega Martijn Kraan in de eerste weken van die periode een simpele training in de “Getting Things Done”-methodiek (GTD), ik was direct laaiend enthousiast. Want waar ik ook werkte, verloor ik op een gegeven moment het overzicht. Dit wist ik eigenlijk altijd wel te verbloemen en oplossen omdat de meeste mensen geen overzicht hebben van hun taken. In de spaarzame gevallen dat iemand de zaken wel onder controle had, dan voelde ik me een oplichter en naakt. Want je voelt gewoon dat zij de zooi en excuses herkennen. Dit wilde ik oplossen en Getting Things Done leek mij zomaar een oplossing.

Het eerste wat ik leerde tijdens deze introductie is dat onze hersenen niet geschikt zijn om als archief of takenlijst te fungeren. Ons brein is alleen maar bezig met het eerstvolgende om te overleven. Overleven in de breedst mogelijke zin van het woord. Want iedere vraag of taak die een ander jouw geeft is dan het belangrijkste om te ‘overleven’. Met tot gevolg dat je mailbox en de vragen aan jouw bureau gevoelsmatig altijd het belangrijkste zijn. Want diegene aan jouw bureau kijkt je in de ogen aan en ziet de lichte paniek van de nieuwe taak ontstaan.

Deze manier van werken is niet vol te houden. Je klanten gaan je leven en jij verliest alle grip om dat wat er moet gebeuren in je leven.

Getting Things Done is één van de manieren om controle terug te pakken.

GTD leert je diverse methodieken om potentiële taken en verzoeken te evalueren, categoriseren en verwerken tot actie. Je leert dus om situaties onder controle te krijgen en het is niet de enige manier van organiseren. Ik koos ervoor om mezelf er in te verdiepen omdat het logisch in de oren klonk. Die logica is van groot belang wil je ermee werken. Als het namelijk niet logisch aanvoelt voor jou, dan heeft het geen zin om het te proberen.

Wat je vervolgens nodig hebt is een archief, inbox, agenda en een lijst. Hoe deze er uiteindelijk uitzien is helemaal aan jou. Ik heb deze drie onderdelen als volgt vorm gegeven:

Archief:

  • Evernote
  • FactuurSturen.nl
  • Protonmail
  • Google Drive

Inbox

  • Evernote
  • Todoist
  • Protonmail

Agenda

  • Todoist
  • Proton Calendar

Lijst

  • Todoist

Zoals je ziet hebben diverse onderdelen overlap Todoist en Evernote  zijn namelijk zowel een lijst als inbox of archief en dat is geen bug., dat is een feature.

Evernote is namelijk een plek waar ik mijn gedachtes archiveer en gedachte kunnen soms tot taken leiden. Ik zou alle onderdelen in Evernote kunnen doen. Maar eerlijk. Iets dat alles kan, kan eigenlijk niets goed. Daarom heb ik Protonmail als mijn primaire inbox voor werktaken. Deze mail ik vervolgens naar de inbox van mijn Todoist waar ik deze op gezette momenten verwerkt tot diverse takenlijsten met een planning die naar mijn agenda doorzet worden.

Kan ik er geen taak van maken  en is het waardevolle informatie dan wordt het gearchiveerd. Communciatie via mail gaat naar Protonmail, bestanden naar Google Drive, financiele documenten gaan naar FactuurSturen en andere communicatie gaat mijn Evernote in.

Mijn lijst wordt gevuld met taken in Todoist, punt. Ik zou Evernote hier ook in kunnen zetten. Maar de taken die ik opmaak in Evernote worden direct doorgeplaatst naar Todoist. Kortom alle acties leven in Todoist, tenzij  ze 2 minuten of minder duren. Dan worden ze direct afgehandeld.

Nu kan je denken dat tooling belangrijk is, maar dat is het echt niet. De enige reden dat archief geen schoenendoos is, is omdat mijn werk 80% digitaal is. Omdat het zo sterk gedigitaliseerd is kies ik ervoor om die laatste 20% ook te digitaliseren. Eerlijk je tooling kiezen en er een heel tijd niet meer op terugkomen is belangrijk, digitaliseer niet als jouw werk niet digitaal is. Notitieboeken, fysieke agenda’s, dozen en gelinieerde A4’tjes zijn voor veel mensen vele malen beter. Digitale tooling is zelfs de reden dat ik mijn vorige GTD-implementatie heb gesloopt. Ik zocht namelijk altijd een betere tool, zo wilde ik handgeschreven notities kunnen digitaliseren. Eerst met een veel te dure pen en notitieboek, vervolgens met een telefoon met een stylus en MS OneNote, want Evernote ondersteunde geen geschreven notities. Ikben overgestapt van Todoist naar Trello naar Asana omdat ik vond dat mijn klanten daarin moesten werken. Een kwalitatief uitermate teleurstellend besluit. Want mijn klanten willen helemaal niet conformeren aan mijn systeem en ik moet dat niet willen.

De gevolgen van mijn gerommel qua gereedschap waren enorm

De vastigheid die ik creëerde  begon te losser te raken. Tot het in maart van 2019 volledig ineens stortte op het moment dat ik weer voor mezelf begon. Waardeloze timing, want toen ik stopte bij Searchresult leunde ik weer volledig op mijn hersenen, met tot gevolg enorme spanning, spanning die leidde tot overspannenheid en zelfs burn-out. Het lost laten van het systeem dat ik had opgebouwd was niet de volledige verklaring. Er speelde nog veel meer. Maar het heeft me zeker niet geholpen.

Sinds 2019 was ik daarom weer systeemloos, niet techniekloos. Mijn hersenen zijn niet waardeloos dus ik kon redelijk functioneren. Toen Johnny Kerkhof me vertelde dat GTD hem hielp om weer op de been te komen. Spoorde dat mij aan om terug te grijpen naar de methode. Want het werkte wel. Ik heb ook teruggegrepen op mijn oude tooling. Al ben ik Gmail wel direct gaan uitfaseren wat een slecht communicatie systeem.

Ik ben weer tot rust aan het komen. Ik werk weer effectief en maak weer dingen af. Dat is het belangrijkst. Afronden, afmaken en momentum behouden. Dat is wat een goede methode doet. Als jouw methode niet werkt, dan kan je GTD proberen. Maar weet dat Getting Things Done niet makkelijk is, het is veel werk om door te voeren en het doet echt pijn om te doen. Maar kies een methode om je leven te ordenen, nogmaal, maakt niet uit welke. Maar neem een besluit en blijf er een tijd bij.

Ik ga mijn bende weer ordenen en organiseren.

Heb je vragen?

Stel ze in de comments.